הרשות לשיקום האסיר: מכרז ליועץ מחשוב להכנת איפיון ומסמכי מכרז

הגוף המפרסם: הרשות לשיקום האסיר (רש”א)

נושא המכרז: מכרז ליועץ מחשוב להכנת איפיון ומסמכי מכרז

מס’ המכרז: 072015

תאריך פרסום: 26 במארס 2015

מועד אחרון: 15 באפריל 2015

הערות: הרשות לשיקום האסיר היא תאגיד סטטוטורי שהוקם ע”פ “חוק הרשות לשיקום האסיר, התשמ”ג – 1983”.

במסגרת רה-ארגון החליטה הנהלת הרשות על הקמת  מערכת מידע ממחושבת  פנימית לרשות. לקראת ביצוע הפרויקט המתוכנן, גובשו דרישות הרשות כפי שעלו עד כה לביצוע עבודת ייעוץ וליווי של מומחה/מומחים בתחום מערכות מידע ובתחומים דומים לצרכי הרשות.

פעילות הרשות היא פעילות ייחודית ומורכבת ועוסקת בנושאים סוציאליים של האסיר ומשפחתו, הכנת תכניות שיקום ומעקב אינטגרטיבי אחרי מימוש התוכניות הלכה למעשה. לאור אופי פעילות הרשות קיים כורח להקים מערכת ייחודיות המתאימות לצרכים למאפייני הפעילות המיוחדים שלה בתחומים הייעודיים. לפיכך נדרשת עבודת תכנון ועיצוב מערכת “התפורה” לצרכי הרשות בדרגי הניהול השונים. לאור מאפייני הפעילות, הרגישות המקצועית והאישית של המטופלים, נדרשת יצירתיות וחדשנות שתיושם באיפיון מערכת המידע העתידית של הרשות, כדי להקיף את כלל הצרכים של עובדי הרשות במקצועות השונים (לרבות יכולות לקלוט ממשקים רגישים עם שב”ס, משטרת ישראל, רשויות מקומיות וכיו”ב).

עבודת הייעוץ הנדרשת לרשות תכלול את כלל מרכיבי הפעילות המרכזית לשיקום האסיר במחוזות וברשויות המקומיות, פעילות משרדית שאינה קשורה בהכרח לשיקום האסיר ומערכת מידע כוללת למנהלים BI)) שתאפשר קבלת תמונת מצב ניהולית בכל רגע נתון.

הגדרה: הקמה והפעלת מערכת מידע רחבה וכוללת לשיקום האסיר נדרשת על מנת להביא לתהליך מובנה ולאינטגרציה מלאה בין כלל גורמי הטיפול המטפלים באסיר ומשפחתו בתקופות השונות של התהליך,  יכולת להציג מידע היסטורי על האסיר החל מתקופת מעצרו בתקופת השפיטה, ובהמשך מידע היכול להשפיע על תכניות השיקום בכל תקופת המאסר, בחופשותיו, בתקופת המבחן, לאחר השחרור ולבסוף גם במהלך חייו המשוקמים.

נדרש שמערכת המידע תכיל את כלל המידע על האסיר וסביבתו לרבות בני משפחה רלבנטיים כגון אשה/בעל, ילדים ועוד. הכנת תיק אישי שיקומי לצורך מימוש תהליך שיקום אפקטיבי וייעול תהליכי קבלת החלטות, בוועדות השחרורים, אצל יועצי הרשות ורכזי השטח.

בתהליך השיקום מעורבים גורמים שונים ולכן נדרשים  ממשקים  למערכות שלטוניות מעורבות (שירות בתי הסוהר [שב”ס], מחלקת/אגף הרווחה של הרשות המקומית, משטרת ישראל [מ”י], הנהלת בתי-המשפט [הב”ה] וגורמים נוספים שיצורפו בהמשך) בכדי לקבל תמונת מידע מתעדכנת ומלאה במהלך השיקום.

תהליך השיקום של האסיר הינו מורכב ומונחה כללים והוראות מקצועיות שגובשו לאורך שנים על ידי אנשי מקצוע בתחומים השונים. נדרש כי מערכת המידע תהיה בעלת מסוגלות ללוות ולהנחות באמצעות רשימות תיוג ותהליכים מובנים וממוחשבים את רכזי השטח ותאפשר ליועצי הרשות לבחון את התקדמות תכניות השיקום ולהתאימן לצרכים המשתנים בתהליך, תוך כדי בקרת איכות, סדירות, עמידה בצרכים והכול באמצעות המערכת.
על המערכת להפיק מגוון דו”חות ניהוליים בהתאמה לכלל בעלי התפקידים וכן לגורמים השונים, החל ממנכ”ל רש”א. מנהלי המחוזות, ראשי תחומים וכך הלאה. חלק מהדוחות יהיו דו”חות מסך עדכניים, וחלקם האחר יופק כחומר סטטיסטי לפי הצורך.

צרכי האיפיון: איפיון מפורט של מערכת מידע לתמיכה בפעילות העיקריות של הרשות; הפעילות בבתי-הכלא לקראת שחרור; פעילות השיקום  בקהילה לאסיר ומשפחתו; שיקום אסירים במסגרות חוץ קהילתיות; שיקום אסירות במסגרות  ייחודיות; איפיון מפורט של מ”מ לתמיכה בבעלי התפקידים המטפלים באסיר: יועצי הרשות לשיקום האסיר בבתי הכלא, רכזי שיקום האסיר במחלקות לשירותים חברתיים ברשויות, יועצי תעסוקה, עובדים סוציאליים בשירות בתי הסוהר ומתנדבים;

איפיון מפורט של תהליכים ניהוליים שאינם קשורים לשיקום האסיר: ניהול משאבי האנוש; ניהול תהליכי הכשרה והדרכה; ניהול מערכת הלוגיסטיקה הרכש המלאי; ניהול התקציב, הכספים והנהלת החשבונות; איפיון והגדרת צרכי אבטחת המידע וצנעת הפרט; איפיון הממשקים הנדרשים; איפיון  צרכי התשתיות , חומרה ,תקשורת ושרידות.
על הרשות לשיקום האסיר חלה חובת חוק המכרזים לפיכך לאחר סיום כתיבת איפיונים ואישורם על ידי הנהלת הרשות ,יעובדו אלה ע”י הצוות שייבחר למסמך דרישות משולב בתיק המכרז שיפורסם פומבית על ידי הרשות. בנוסף על צוות הייעוץ להמליץ על תנאי הסף שעל המציעים לעמוד בהם כמו גודל, חוסן וניסיון של חברות שתוכלנה להגיש הצעות. צוות הייעוץ יכין  לועדת המכרזים מענה בכל הצרכים הטכניים המקצועיים ככל שיידרש בנושאים הבאים: כתיבת כל הפרק הטכני בתיק המכרז; המלצה על תנאי סף המקובלים והמתאימים למערכת הנדרשת; קבלת הצעות מזכייני חשכ”ל  לחומרה ותקשורת; הכנת מפ”ל (מסמך פנימי לבדיקה) לבחינת איכות של ההצעות; צוות היועצים ילווה את הנהלת הרשות בהליך המכרז עד בחירת ספק. צוות היועצים יפעל בצורה אקטיבית לפיקוח מקצועי על החברה הזוכה כנציג הרשות לשיקום האסיר בכדי לוודא שיתקבל מוצר איכותי בזמן ובמחיר המוגדר לפרויקט והעומד במלואו באיפיון שאושר.

הצוות ידווח לוועדת היגוי של הפרויקט על הסיכונים המתהווים תוך הקמת הפרויקט וימליץ על הצעדים הנדרשים לביצוע על מנת להקטין סיכונים אלו.

על ההצעה לכלול לוחות זמנים לביצוע ולהשלמת הפרויקט כאשר 1 בדצמבר 2015 הינו המועד הקובע לפרסום חוברת המכרז לבחירת המועמד לביצוע פרויקט המיחשוב.
הרשות רשאית שלא לקבל חלק או את כל ההצעה שתוגש, כך שעל היועץ יהיה בסופו של תהליך לגבש הצעה אופטימלית שתתאים לצורכי הרשות.