הנחיית ראש רשות התקשוב הממשלתי: “הערכת ספקים במסגרת מכרז מרכזי לשירותי מחשוב 1-2009”

רשות התקשוב הממשלתי (במשרד הדיגיטל הלאומי) פירסמה את הנחיית ראש רשות התקשוב הממשלתי: “הערכת ספקים במסגרת מכרז מרכזי לשירותי מחשוב 1-2009”.

מטרת המסמך היא “להנחות את קהל היעד בדבר ביצוע של הערכת ספקים עיתית עבור ספקי מכרז שירותי מחשוב 1-2009 [לאגפי טכנולוגיות דיגיטליות ומידע במשרדי הממשלה ויחידות הסמך], תוך שימוש במערכת דיגיטלית ייעודית אשר תסופק על ידי רשות התקשוב הממשלתי”.

כמו בשאר ההנחיות גם לגבי הנחייה זו צויין כי היא “מהווה נוהל עבודה רוחבי, ועל כן תוכנה מחייב את קהל היעד, את היחידות מונחות רשות התקשוב הממשלתי”.

במסמך נאמר בין היתר כי “אגפי טכנולוגיות דיגיטליות ומידע במשרדי הממשלה משתמשים במכרז שירותי מחשוב עבור מגוון שירותים רחב. רשות התקשוב הממשלתי רואה ערך רב בקבלת שירות מספקים איכותיים וכן בשמירה על רמה גבוהה של נותני שירותים המספקים שירות למשרדי הממשלה ויחידות הסמך.

“מנגנון הערכת ספקים הוא כלי למדידת איכות ורמת השירות הניתנת לממשלה במסגרת מכרז שירותי מחשוב שיאפשר מדידה, מעקב, בקרה ותמריצים לצורך מיקסום תועלות הממשלה מהשירותים המתקבלים.

“החל משנת 2020 יבצעו המשרדים הערכה לאיכות ולרמת השירות של ספקי השירותים במכרז. המדידה הראשונה תיעשה בתחילת 2021 ביחס לפעילות 2020 כפיילוט למידה שעל בסיסו יתקבלו החלטות על טיוב ושיפור המנגנון.

“הערכה תתבצע אחת לשנה (בחודשים ינואר ופברואר עבור השנה הקודמת) ובהתאם להנחיות מינהל הרכש הממשלתי”.

איכות השירות של הספקים במסגרת המכרז תימדד לפי הערכים הבאים:

+  אפקטיביות רכישת השירותים – הליך תיחור מהיר ויעיל לנותני שירותים;

+ שירות איכותי – מענה איכותי ומיידי לצרכי יחידות המחשוב ושמירת כשירות מקצועית;

+ מחוייבות למטרות הארגון – פעילות פרואקטיבית להתאמת הפעילות והשירות ליחידה והשפעה על התוצאות העסקיות;

+ מערכת יחסים מבוססת אמון – עבודה משותפת עם הספק מבוססת אמון והדדיות ועמידה בתנאי המכרז.

במסמך נאמר עוד כי “הערכת הספקים תבוצע למול המדדים המפורטים לעיל, בתהליך מוגדר באמצעות שאלון מובנה ואחיד שיימצא במערכת דיגיטלית ממשלתית רוחבית, אותו ימלאו בכל משרדי הממשלה מידי שנה, עד לתחילת חודש מארס בגין שנת העבודה שנסתיימה.

“הערכת הספקים תכלול מדדים כלליים ברמת הספק ומדדים ברמת נותני השירותים מטעמו. מדדים אלה יסוכמו לרמת הספק על מנת להעריך את טיב השירות המתקבל. את הערכת הספקים ברמת נותני השירותים יש לבצע ביחס לכל נותן שירותים באגף טכנולוגיות דיגיטליות ומידע. כל הערכה תתבצע על ידי האחראי המקצועי הישיר בנוכחות נציג הספק של נותן השירותים.  לאחר ביצוע ההערכה על ידי האגף במשרד, ההערכה תישלח אל הספק לעיון, בטרם ייפגש המשרד עם נציגי הספק לשיחת משוב”.

המסמך נכתב ע”י דני סטמרי [מנהל תחום בכיר הון אנושי ברשות התקשוב] ואושר בידי שחר ברכה ראש רשות התקשוב הממשלתי ומוריה זיסוביץ’ [מנהלת ארכיטקטורת נתונים  (CDO)].