בקשה של ארכיון המדינה (במשרד ראש הממשלה) להארכת ההתקשרות בפטור ממכרז עם מיקרוסופט ישראל

הגוף המפרסם: משרד ראש הממשלה/ארכיון המדינה

תקנה: 3 (29)

שם הספק: מיקרוסופט ישראל בע”מ

מהות ההתקשרות: משרד ראש הממשלה באמצעות ארכיון המדינה מבקש להתקשר עם חברת מיקרוסופט עבור רכישת הרחבה של פיתוחים במערכת שירות לקוחות CRM הקיימת על בסיס מוצר Microsoft Dynamics CRM .

התחלת ההתקשרות: 1 בינואר 2018; סיום ההתקשרות: 31 בדצמבר 2018

החלטה: טרום החלטת הועדה; פרסום כוונה להתקשרות עם ספק יחיד

הערות: סאלם חטיב מרכז יישומים בכיר בארכיון המדינה כותב בין היתר בבקשה לפטור ממכרז כי מבוקשת  התקשרות “למשך תקופה נוספת של שנה לרכישת הרחבה של שירותי פיתוח מערכת שירות לקוחות מסוג CRM  הקיימת על בסיס מוצר Microsoft Dynamics CRM שכבר נרכש ע”י משרד ראש הממשלה וארכיון המדינה. יובהר כי ההתקשרות המבוקשת היא להרחבה של שירותי פיתוח קיימים ולהמשך פיתוח המערכת הקיימת בארכיון ותחזוקה למוצר הקיים ולא לרכישת מערכת חדשה.

“הבחירה בכלי Microsoft Dynamics CRM כבר נעשתה ברמת משרד רה”מ וברמת היחידה, אשר מחזיק בתשתית מוכנה של פלטפורמה זו, לרבות רישוי, התקנות פעילות ופיתוחים קיימים – יסודות שישמשו להמשך ולהרחבה של המערכת הקיימת, כהרחבה של הבסיס הקיים.

“נערכו בדיקות מול חברת מיקרוסופט עצמה וספקי משנה שלה ונקבע  כי רק השירות שמציעה חברת מיקרוסופט עונה על דרישות הארכיון. בין השאר, לשם הבטחת אמינות ותקינות מערכת ה-CRM  (מערכת שירות לקוחות) של הארכיון, דרושה אחריות אינטגרטיבית של יצרן המערכת על כלל מרכיבי המערכת, הכוללת הן התשתית הטכנולוגית, והן את הפתרון הייחודי שיפותח בהתאם לדרישותיו הספציפיות של הארכיון. רק חברת מיקרוסופט יכולה לספק שירות זה.

“משרד ראש הממשלה/אגף בכיר למערכות מידע, התקשר עם חברת מיקרוסופט לאספקת מוצר Microsoft Dynamics CRM – כמערכת לניהול קשרי לקוחות, פיתח, התאים, הטמיע ויישם את המערכת באגף פניות הציבור וביחידות תכתובת של משרד ראש הממשלה.

”ארכיון המדינה כיחידה במשרד ראש הממשלה מעוניין להרחיב את המערכת שנרכשה על ידי המשרד  ולהתאים אותה לדרישות המיוחדות לארכיון המדינה לעוד שלב. זאת, מאחר שהמשרד והארכיון כבר רכש ופיתח מערכת על בסיס תשתית Microsoft Dynamics CRM, כך שהארכיון לא יידרש לרכוש מוצר CRM חדש לשם המשך פיתוח המערכת לשלב הבא.

“בנוסף, במשרד ראש הממשלה ובארכיון המדינה בפרט קיימת תשתית של מוצרי מיקרוסופט. תשתית זו קיימת באופן שוטף כחלק ממערכות המחשוב השונות המופעלות בארכיון המדינה וניתן להסתמך עליה בפיתוח מערכות חדשות שנענות לצרכים המשתנים של הארכיון. כתוצאה מכך כדי להקים מערכת CRM  על בסיס Microsoft Dynamics  לא נדרש פיתוח מקדים של תשתית טכנולוגית למערכת אלא רק פיתוח של מערכת ה- CRM  עצמה. העובדה שקיימת ומוטמעת במשרד ובארכיון תשתית מיקרוסופט וגם מערכת אפליקטיבית של Microsoft Dynamics CRM   תקנה לו את היכולת למנף את הידע שנצבר ביחידות האחרות במשרד בכדי ליישמו לטובת שימושים נוספים בארכיון המדינה.

“הספק היחיד שיכול לבצע את ההתאמות והדרישות של ארכיון מדינה ע”ג המערכת הקיימת הוא חברת מיקרוסופט שהיא היצרנית של Microsoft Dynamics CRM, וזאת מהנימוקים הבאים:

+ פיתוח מערכת שירות לקוחות על בסיס Microsoft Dynamics CRM ועל בסיס המערכות שפותחו במשרד והארכיון על תשתית זו יכול להיעשות אך ורק ע”י המורשים לכך על ידי יצרן המוצר – חברת מיקרוסופט עצמה או אחד הספקים המורשים שלה (בהתאם לרשימת ספקים מורשים של מיקרוסופט)

+ מערכת שירות הלקוחות שהארכיון מעוניין להרחיב מורכבת משני חלקים אינטגרטיביים, המוצר של Microsoft Dynamics CRM (תשתית טכנולוגית) ופיתוח פתרון ייחודי בהתאם לדרישות הספציפיות של ארכיון המדינה על גבי התשתית הטכנולוגית של מיקרוסופט. הפתרון השלם המורכב משני הרכיבים שתוארו לעיל מהווה את המוצר הסופי הדרוש עבור ארכיון המדינה. לשם הבטחת שלמות הפתרון ופעולתו התקינה לאורך זמן נדרשת אחריות אינטגרטיבית לשני הרכבים יחדיו כולל השילוב ביניהם. ככל שהפתרונות המשלימים יתאימו לתשתית של ה- Microsoft Dynamics CRM תפחת חשיפת הארכיון לסיכון או תקלות.

+ האחריות הנ”ל ניתנת רק על ידי חברת מיקרוסופט ולא ע”י ספקי המשנה שלה. ספקי המשנה יכולים לתת אחריות רק על החלק הפיתוחי של הפרוייקט (החלק השני) שבאחריותם, בעוד שחברת מיקרוסופט נותרת זו המעניקה אחריות לתשתית הטכנולוגית. לאור זאת פתרון שייוצר ע”י כל ספק אחר מלבד מיקרוסופט יהי שונה ממוצר שיצרה מיקרוסופט בכך שארכיון המדינה יקבל עבורו אחריות רק לשני חלקי הפתרון בנפרד ומגורמים שונים ולא אחריות הכוללת את השילוב ביניהם.

“רק אם מיקרוסופט תרכיב את שני החלקים של הפרוייקט יחדיו וכבר הרכיבה בשלב הראשון של הפרוייקט תוכל לקחת אחריות אינטגרטיבית על הפתרון הסופי שמורכב משילוב של שני החלקים של הפרוייקט.

“בנוסף לכך, פרוייקט שייוצר ע”י מיקרוסופט ילווה בארכיטקט שמהווה אבן יסוד בפרוייקטים מסוג זה. פרוייקט שמקבל ליווי של ארכיטקט מטעם החברה שמייצרת את התשתית הטכנולוגית עליו הוא מתבסס נבדל מהותית מפרוייקט שהארכיטקטורה שלו נקבעת ע”י ספק חיצוני שאינו מחוייב לדרישות המחמירות מטעם היצרן.

“ארכיטקט מטעם יצרן התשתית מספק אפשרות לארכיון להעלות ולהציף בעיות של תשתית טכנולוגיות המתעוררות במהלך הפיתוח אל מול היצרן. מטבע הדברים, שירותי ארכיטקט מערכת מטעם חברת מיקרוסופט שהיא כאמור מפתחת התשתית הטכנולוגית יכולה לספק רק מיקרוסופט.

“חברת מיקרוסופט ישראל הינה ספק יחיד לבצע ולהציע פיתוח ייעודי של מוצרים, סיוע, הטמעה ושירות ערך מוסף אשר מטרתם הנה להבטיח את הטמעתם הנכונה ובכך להבטיח את יישום המערכת והצלחת הפרוייקט בסביבות אלו”.