בקשה לפטור ממכרז: משרד ראש הממשלה/מיקרוסופט [4 מיליון ₪ לשנה]

הגוף המפרסם: משרד ראש הממשלה/אגף מימשל וחברה

תקנה: 3 (29)

שם הספק: מיקרוסופט ישראל בע”מ

מהות ההתקשרות: התקשרות עם מיקרוסופט כספק יחיד לשירותי מומחים מקבוצת   MCS  לסיוע בתכנון והקמת מערכת בין-משרדית למעקב החלטות ממשלה, על בסיס תשתיות Dynamics 365  מתוצרת החברה והכשרת צוות המשרד לקבלת אחריות מלאה על תחזוקת המערכת והמשך פיתוחה בכוחות עצמיים.

היקף ההתקשרות המבוקש: 3,513,275 ₪ + מע”מ = 4,110,532 ₪ כולל מע”מ

התחלת ההתקשרות: 1 בינואר 2018; סיום ההתקשרות: 31 בדצמבר 2018

החלטה: טרום החלטת הועדה; פרסום כוונה להתקשרות עם ספק יחיד

הערות: רון ערמון ראש תחום בכיר יישומים באגף בכיר מערכות מידע במשרד ראש הממשלה כותב בין היתר בבקשה לפטור ממכרז כי אגף ממשל וחברה מהווה כלי לביצוע עבודת מטה לאומית והובלת רפורמות בתחום המשילות וכן בתחום החברתי, על-פי הנחיות מנכ”ל משרד ראש הממשלה ובהתאם למדיניות ראש הממשלה.

■ בתקנון עבודת הממשלה שאומץ בממשלה ה- 34 נקבע, לראשונה בתולדות ממשלות ישראל, כי משרד ראש הממשלה אחראי לרכז את דיווחי המשרדים וגורמי הממשל על ביצוע החלטות הממשלה ולהשיג תמונה אחודה ובהירה של ביצוע ההחלטות. במשרד הוטלה המשימה על אגף ממשל וחברה.

■ בעקבות החלטה זו הקים האגף מנגנון ומתודולוגיה למעקב אחר ביצוע החלטות ממשלה. השיטה מופעלת בהצלחה בכלים “ידניים” וללא שיתוף ממשלתי מזה למעלה משנה. מובן שהמעקב הידני אינו יכול לשמש פתרון סביר לאורך זמן. מדי שנה נוספות כ-1,500 פעולות חדשות שנדרש לעקוב אחריהן (פועל יוצא של כ- 200 החלטות ממשלה שנוספות למעקב). בתנאים כאלה המעקב הידני הופך להיות קשה עד בלתי אפשרי כבר בשנה הקרובה.

■ כעת מבקש האגף להקים מערכת דיגיטלית המשלבת:

+ יכולות שיתוף מידע בין משרדי הממשלה השונים בנושא החלטות הממשלה וביצוען

+ מנגנון דיווח ותזכורות, בכלים ידידותיים ואינטואיטיביים, בין המשרדים לבין מטה המעקב במשרד ראש הממשלה

+ כלים לכימות וניתוח רמת הביצוע של החלטות הממשלה

+ הנגשת תוצרי המעקב במרוכז, בשקיפות ובזמן אמת לציבור, כולל אפשרות לשירות מותאם אישית לרמת האזרח הבודד, שיוכל לקבל תקשורת והתראות אישיות מהמערכת לגבי החלטות ספציפיות שאחריהן יבחר לעקוב.

■ תאריך היעד להשלמת הפתרון הממוחשב ותחילת העבודה בו נקבע כבר למחצית הראשונה של 2018, וזאת כאמור בשל העומס הרב שמטילה על האגף שיטת המעקב הידנית ומתוך כוונה להפיק את סיכום המעקב בכלים ממוחשבים כבר בדיווח השנתי של 2018.

■ אילוץ נוסף לגבי המערכת הוא הצורך להקים אותה/את חלקה בסביבה חוץ-משרדית (ענן) מאובטחת, שתאפשר עבודת שיתוף בין נציגים מכל משרדי הממשלה ואף מנגנוני הנגשת מידע לציבור הרחב.

■ חלופות למימוש: אגף ממשל וחברה, בשיתוף עם אגף בכיר מערכות מידע, שקל חלופות שונות למימוש המענה:

+ אפשרות למנף מערכת רוחבית קיימת שהאגף מנהל, מערכת תמ”ר לניהול תכניות עבודה: נשללה. נמצא שמבנה מערכת תמ”ר אינו מתאים לצורך והניסיון להתאימו יחייב שינוי כה עמוק בתפיסת המערכת עד שלא ניתן להבטיח את השלמתו בלו”ז סביר (אפילו בטווח של שנתיים), גם אם מרבית משאבי הפיתוח של תמ”ר יוסטו לכיוון זה, במחיר “ייבוש” מערכת-האם ופגיעה בה.

+ אפשרות לפיתוח פתרון חדש על-ידי התקשוב הממשלתי: נשללה. אגף ממשל וחברה ביקש מהנהלת התקשוב הממשלתי להתחייב ולהיערך להקמת מערכת המעקב הרוחבית במסגרת תכניות התקשוב הממשלתי ו/או “ממשל זמין”, אך נענה שהתקשוב הממשלתי לא יוכל לספק מענה בטווח הנראה לעין. האגף קיבל את המלצת התקשוב הממשלתי ואת ברכת הדרך להיעזר באגף מערכות מידע במשרד רה”מ למימוש הפתרון.

* יודגש שהפתרון אינו חלופה לפעילויות לשירות האזרח במסגרת ממשל זמין, אלא חלק מהן. כל שלב בפרויקט יבוצע בתיאום מלא עם ממשל זמין ובמידת האפשר כל הפתרונות שיוקמו במסגרת הפרויקט ו/או פיתוחי המשך עצמאיים שיתבססו עליהם יתארחו בסביבת ממשל זמין.

+ אפשרות שימוש במערכת מדף קיימת: נשללה. לאחר מאמצי איתור של אגף ממשל וחברה ואגף מערכות מידע התברר שלא קיים פתרון מוכן ומוכח שמתאים, או דומה במידה מספקת, ברשות גורם ממשלתי בישראל או כמוצר של חברה מסחרית.

למען הסר ספק – הצורך אינו חריג או בלתי ניתן למענה חלילה, מבחינת מורכבותו, אך הוא מחייב התאמה ספציפית שמוציאה מכלל אפשרות שימוש במוצר מוגמר קיים. מאידך, שימוש בתשתית של פלטפורמת תוכנה קיימת יתאים בהחלט ואף מומלץ כחלופה המועדפת ביותר (ראה ה’).

+ אפשרות לפיתוח המערכת הנדרשת “מאפס” (From Scratch): נשללה. הזמן שיידרש לאפיון והקמת מערכת מידע בין-משרדית על פי הדרישות לעיל יהיה ארוך מדי (למעלה משנה), בין אם הפרויקט יתבסס אך ורק על כוחות פנימיים של אגף מערכות מידע ובין אם האגף יסתייע בעובדי- תגבור או אפילו בחברה המתמחה בפיתוח פתרונות כאלה. יתרה מזאת – הסיכון בפיתוח מערכת מאפס (“המצאת הגלגל”) הוא גדול ומיותר, בפרט מכיוון שמדובר במערכת עם נִראוּת ציבורית גבוהה, עם אתגרים ייחודיים של אבטחת מידע וקשיים מובְנים נוספים, כמו הצורך בהטמעה במשרדי ממשלה רבים בבת אחת.

+ אפשרות לפיתוח על בסיס פלטפורמת תוכנה קיימת: החלופה הנבחרת. חלופת הקמת מערכות על בסיס פלטפורמה היא פתרון לפיתוח מערכות מידע בסיכון נמוך ובזמן קצר מהרגיל. כך נהגה הממשלה בפיתוח מרכב”ה (על בסיס SAP), ב- GovX (על בסיס SharePoint) ופתרונות נוספים. במשרד רה”מ הוקמו בשיטה זו פתרונות מניפ”ה למשרד ממוחשב (SharePoint), מערכת פניות הציבור (CRM), מערכת תכתובת רה”מ, מערכת תעודות עיתונאי (Dynamics CRM) ומערכות רבות נוספות. לשתי הפלטפורמות הנזכרות לעיל יש גם פתרונות טבעיים לסביבת “ענן”.

■ בחירת פלטפורמה טכנולוגית: אגף בכיר למערכות מידע, ביחד עם אגף ממשל וחברה, בחן פלטפורמות אפשריות שונות להקמת המערכת ובחר בפלטפורמת Dynamics 365 מתוצרת מיקרוסופט.

יתרונות הפלטפורמה: מתאימה למימוש מלא של צורכי המערכת כפי שפורטו לעיל, כולל תצורת אבטחה היברידית; קיימת בגרסת ענן ובגרסת התקנה ארגונית (חוות שרתים משרדית) ומאפשרת פתרון היברידי; שימשה בסיס לפיתוח מערכות ארגוניות רבות במשרד; מותקנת כבר במשרד רה”מ, כולל רישוי נרחב (עדיין יצטרך להתרחב מעט); מוכרת היטב לצוותים הטכניים של המשרד, כולל צוות הסיסטם וצוותי הפיתוח והיישומים (צוותי המשרד לא התנסו בה בגרסת פתרון-הענן וטרם הקימו מערכת לשירות הציבור הרחב); נמצאת תחת תמיכת-יצרן קיימת, שכבר שולמה, ברמה גבוהה ובהיקף גדול (תמיכת פרמייר); מותאמת לשילוב אוטומטי וטבעי עם פתרונות ענן נוספים כגון Teams, כמו SharePoint Online ו- Office 365, שחלקם כבר משולבים בתכנית הפתרון וחלקם יוכלו להרחיב את יכולות הפתרון בהמשך ללא פיתוח (ובחלק מהמקרים גם ללא תוספת רישוי נפרד); מאפשרת ריבוד הרשאות ומידור מדוקדק ברמה הגרעינית ביותר שניתן להשיג לפי ארכיטקטורת הפתרון שתוכננה, המערכת תיבנה בענן, כשילוב של שלושה פתרונות/סביבות עבודה: מערכת ניהול ממודרת למטה המעקב באגף ממשל וחברה; פורטל ניהול ודיווח ממשלתי – למשתמשים ממשרדי הממשלה השונים; (מספר בעלי תפקידים בכל משרד – סך הכל עד מאות בודדות של משתמשים); פורטל לשירות הציבור, לשקיפות והנגשת המעקב ותוצריו לאזרחים.

■ יתרונות נוספים של הפרויקט למערכות עתידיות:

המערכת מיועדת לשמש גם כבסיס להקמה של פתרונות חשובים נוספים שבהם משמש משרד רה”מ כגוף מטה מתאם בין משרדי הממשלה. בין השאר מתוכננת המערכת לשמש בסיס להקמת: מערכת למעקב אחר תיקון ליקויים מדו”חות מבקר המדינה (השימוש במערכת זו כבסיס נדון ותואם עם ראש אגף המפקח הכללי לביקורת המדינה); מערכת למעקב אחר תהליכי רגולציה, שבטיפול יחידה אחרת באגף ממשל וחברה; השימוש בפלטפורמת Dynamics יבטיח שמינוף המערכת למעקב החלטות ממשלה לפתרונות נוספים כאלה יבוצע במהירות ובעלויות נמוכות.

** הבהרה: הצעת המחיר מחייבת את החברה ואינה מאפשרת חריגה מהמסגרת הכספית, אך עד לסיכום ההתקשרות הסופית תיתכן הוזלת הפתרון בעקבות מו”מ נוסף בשבועות הקרובים ובעקבות התאמות אחרונות של התכולה.

כמו כן, יש להדגיש שהפרויקט ינוהל בפיקוח צמוד והדוק של המשרד, בוועדת היגוי ובצוות ניהול משותף של אגף מערכות מידע ושל אגף ממשל וחברה, על פי אבני הדרך שבהצעה.

כל תשלום ייעשה אך ורק על פי מסירה בפועל של תוצרים והשקעת משאבים בפועל, ולפיכך העלות עשויה להיות נמוכה מהתכנון. המשרד אף יוכל לעצור את הפרויקט או לשנות את מהלכו בכל רגע נתון.