בקשה לפטור ממכרז: משרד הפנים/HP [מערכת אביב ומערכת עובדים זרים (מעו”ז)] – ידיעה מעודכנת

הערת עורך Read IT Now: ב- 1.1.2015 פירסמתי בחלון המבזקים של האתר את הידיעה הבאה: “באישור החשכ”ל: התקשרות בפטור ממכרז של רשות האוכלוסין עם HP בהיקף 22 מיליון ₪ לשנתיים לפיתוח ותחזוקת מערכת ביומטרי זרים באביב ושדרוג מערכת AFIS”. בעת הפרסום לא ניתן היה לקרוא באתר מינהל הרכש הממשלתי את הנימוקים להחלטה זו. בעקבות פנייתי היום (11.1.2015) אל צוות התמיכה של מינהל הרכש הממשלתי לגבי שישה מקרים לפחות בהם לא ניתן טכנית לקרוא את הנימוקים להחלטות על פטור ממכרז הובהר לי כי “לעיתים מתרחשת תקלה עם חלק קטן מהקבצים ואנו מבצעים תיקון”. כפי שהובטח לי התקלה תוקנה בתוך זמן קצר ועתה ניתן לקרוא את הדברים.

הגוף המפרסם: משרד הפנים/רשות האוכלוסין וההגירה

שם הספק: היולט-פקרד HP

מהות ההתקשרות: המשך תחזוקת מערכת אביב, תחזוקת מערכת עובדים זרים (מעו”ז) וכן פיתוח יכולות זיהוי ביומטריות במערכת אביב. מערכת אביב היא מערכת מחשוב מרכזית אשר מרכזת את מרשם האוכלוסין, ניהול אוכלוסיות זרים, הנפקת תעודות זהות ותיעוד תשלום אגרות. סך ההתקשרות עם חברת HP לגבי מערכת אביב עומדת כיום על כ- 200 מיליון ₪ לא כולל מע”מ. בכדי לייעל את תהליכי העבודה, לפתח יכולות חדשות ולצמצם את עלויות התחזוקה של מערכות המחשוב הוחלט כי יש לצאת למכרז חדש לצורך פיתוח מערכת מחשוב חדשה אשר תחליף את מערכת אביב. במסגרת המכרז החדש יקבל הספק הזוכה לאחריותו את תפעול ותחזוקת מערכת אביב, וזאת לאחר תקופת חפיפה עם חברת HP ובמקביל יפעל לצורך פיתוח מערכת חדשה אשר תחליף את מערכת אביב באופן הדרגתי. מערכת מעו”ז היא מערכת מחשוב מרכזית אשר מרכזת את התיעוד הביומטרי של השוהים הזרים במדינה. כדי לייעל את תהליכי העבודה ולצמצם את עלויות התחזוקה של מערכות המחשוב הוחלט כי יש לפתח יכולות זיהוי ביומטרי במערכת אביב ולהביא לביטול מערכת מעו”ז בעתיד.

משך ההתקשרות: בשלושה שלבים: שלב ראשון (הטמעת מעו”ז במערכת אביב; המשך תחזוקה ותפעול מערכת מעו”ז)  עד אמצע שנת 2015, שלב שני (תחזוקת מערכת אביב לאחר שילוב מעו”ז בה) עד סוף שנת 2016 ושלב שלישי – שתי אופציות בנות שישה חודשים כ”א במחצית הראשונה ובמחצית השנייה של שנת 2017 (תחזוקת מערכת אביב לאחר שילוב מעו”ז בה).

החלטה: אושר ע”י החשכ”ל בהמלצה של וועדת הפטור המרכזית

הערות: וועדת הפטור המרכזית בישיבתה מ- 31 בדצמבר 2014 המליצה לחשכ”ל לאשר את ההתקשרות בפטור ממכרז עפ”י תקנה 3(4)(ב)(3) לתקנות חוק המכרזים.

הוועדה מדגישה כי מימוש האופציות (בשנת 2017) יהיה בכפוף לקבלת החלטה בוועדת המכרזים ובהתאם לתחילת העבודה עם הזוכה במכרז לרבות העברת האחריות. החלטה זו כפופה לאמור להלן:

1. על המשרד ללוות את הפרוייקט בתהליך מוסדר של ניהול סיכונים.
2. על המשרד להשלים את הטמעת מערכת מעו”ז במערכת אביב בתוך שמונה חודשים לכל היותר ולעדכן באופן מיידי את הממונה על התקשוב ואת סגן החשבת הכללית הרפרנט למשרד בכל עיכוב בתהליך.
3. על המשרד לעדכן את הממונה על התקשוב ואת סגן החשבת הכללית הרפרנט למשרד בדבר סטטוס התקדמות הפרוייקט לרבות התייחסות לסוגיית העברת הידע מהספק למדינה, וזאת אחת לחצי שנה.

“יש לציין כי תהליך פיתוח והחלפה של מערכת מחשובית חדשה הינו תהליך ארוך ומורכב אותו הניחה הרשות בראש סדר העדיפויות שלה. זאת לאור ההשלכות הרבות שיש למערכת המחשובית על העבודה השוטפת הן ברשות והן במרשמי האוכלוסין בכל חלקי הארץ”.

“(…) בחודש הקרוב יפורסם המכרז החדש לבחירת ספק שיתחזק את מערכת אביב ובמקביל יפתח מערכת חדשה. להערכת הרשות, הספק החדש ייבחר בתאריך 31.12.2015. במסגרת המכרז יקבל הספק החדש לאחריותו את תפעול ותחזוקת מערכת אביב רק לאחר תקופת חפיפה ע”י החברה. להערכת הרשות, האחריות על מערכת אביב תעבור לספק החדש באופן מלא רק בתאריך 31.12.2017”.

בשלוש חוות הדעת המקצועיות שהוגשו לוועדת הפטור המרכזית “הובהר כי מדובר במערכת ליבה של רשות האוכלוסין שהמשך תפעולה התקין והרציף נדרש לצורך פעילות שוטפת תקינה של המשרד והמדינה. נדרש כי חברת HP תמשיך לתפעל ולתחזק את המערכת עד להעברת האחריות והפעלה מלאה של המערכת לספק שיזכה במכרז”.