משרד המשפטים: פנייה מוקדמת לקבלת מידע לבחינת קיומם של פיתרונות לניהול ידע ארגוני (עיבוד, ניתוח ואחזור מידע)

הגוף המפרסם: משרד המשפטים

נושא המכרז: פנייה מוקדמת לקבלת מידע לבחינת קיומם של פיתרונות לניהול ידע ארגוני (עיבוד, ניתוח ואחזור מידע)

מס’ המכרז: 89.2018

תאריך פרסום: 1 בינואר 2019

מועד אחרון: 20 בספטמבר 2019

הערות: במודעה לעיתונות נאמר כי במערכות משרד המשפטים אגור מידע ארגוני רב שמצוי במסמכים שונים – מסמכים משפטיים, מסמכי עבודה, נהלים והנחיות, הודעות דוא”ל וכדומה.

המשרד מבקש לייעל את עבודתו ולמצות באופן מיטבי את הערך הקיים במידע האמור. מימוש יעד זה מחייב שילוב טכנולוגיות חדשניות אשר יאפשרו השגת המטרות והיעדים.

מערך ניהול המסמכים והמידע הדיגיטלי במשרד המשפטים מבוסס בעיקרו על תשתית איחסון מסמכים Documentum של חברת OpenText.

לצורך תיוק וניהול תהליכים מונחי מסמכים ומידע דיגיטלי, פותחה במשרד מערכת Docenter המשמשת את רוב עובדי המשרד.

המשרד פיתח שכבה של ממשקים ושירותים המאפשרים למערכות צד שלישי גישה וניהול מסמכים מול מאגר Documentum. במשרד קיימים עשרות יישומים תפעוליים התומכים בתהליכי עבודה של היחידות השונות ומשתמשים ב- Documentum כמאגר.

במשרד קיימים פתרונות נוספים לניהול ואחסון מסמכים המשמשים את עובדי המשרד ובהם יישומי SharePoint, תיקיות משותפות ברשת הארגונית, תיקיות אישיות, הודעות דוא”ל ועוד.

כתוצאה מהאמור, קיים קושי באיחזור מסמכים ועל מנת לאתר מידע נדרש לדעת באיזה מאגר הוא קיים, עד כדי הצורך בביצוע חיפוש במספר כלים ובמאגרים שונים. עקב כך, מעבר ליכולת הנמוכה לאחזר מסמכים נדרשים, לא קיימת גירסה אחת (“אמת אחת”) בלבד למסמכים.

חלק מהמסמכים הסרוקים עוברים תהליך OCR וחלק מהמסכים סרוקים בתבנית קובץ שאינה ברת חיפוש (Not searchable).

מבזקים