הערות ראש הממשלה לדו”ח מבקר המדינה 68ג’: היבטים בפעילות אגף בריאות דיגיטלית ומחשוב במשרד הבריאות

כמקובל, אגף המפקח הכללי לענייני ביקורת המדינה במשרד ראש הממשלה פירסם ב- 8 במאי 2018 את הערות ראש הממשלה לדו”ח מבקר המדינה 68ג’. כאן מובא תקציר הדברים בכל הנוגע להיבטים בפעילות אגף בריאות דיגיטלית ומחשוב במשרד הבריאות.

הגופים המבוקרים בפרק זה הם:  משרד הבריאות – אגף המחשוב; מינהל משאבי אנוש; מינהל תכנון תקצוב ותמחור; חשבות; חטיבת המרכזים הרפואיים הממשלתיים; הלשכה המשפטית; אגף השירות במינהל איכות שירות ובטיחות.

תקציר הביקורת:

אגף בריאות דיגיטלית ומחשוב במשרד הבריאות נותן שירותי תקשוב לכלל יחידות המשרד ולבתי החולים הממשלתיים. במאי 2011 מונתה לאגף מנהלת חדשה [שירה לב-עמי] ובניהולה ביצע בשנים האחרונות,  בתיאום עם הנהלת המשרד ובשיתוף יחידותיו,  קפיצת מדרגה טכנולוגית במערכת הבריאות,  שהתבטאה בגידול ניכר במספר מערכות המידע שהוקמו,  במיכון תהליכים ידניים ובגידול במספר העובדים באגף ובתקציב למימון פעילותו.

האגף שותף לבניית אסטרטגיית בריאות דיגיטלית עם מטה ישראל דיגיטלית שבמשרד לשוויון חברתי, ובמסגרת זו מוביל פרוייקטים חדשניים לשיפור שירותי הרפואה הניתנים לציבור, במימון משותף של שני המשרדים.

ממצאי הדו”ח מצביעים על כך שהליכי הפיתוח המואץ והיקף הפעילות הרחב באגף המחשוב אינם נתמכים בהליכי תכנון ובקרה סדורים בפרוייקטים ובתקציביהם: בידי משרד הבריאות אין תמונה שלמה על מצבם של יותר מ- 300  הפרוייקטים שמוביל אגף המחשוב במאות מיליוני ש”ח מדי שנה,  לרבות מידת עמידתם בתקציב,  בלוחות הזמנים ובתכול; תוכניות העבודה השנתיות של האגף שאישר המנכ”ל היו חסרות ולא שיקפו את התקציב הנדרש לביצוע רוב הפעילויות הרב-שנתיות שלו;  אגף התקציבים במשרד אינו מקיים בקרה נאותה על ביצוע תקציב אגף המחשוב; היעדר תהליכי תכנון ובקרה מובנים בפרוייקטים מסכנים את הצלחתם;  במרבית מסמכי הייזום שנבדקו חסרו פרטים מהותיים המקשים על אישור הקמת הפרוייקטים; הערכת עלויות הפרוייקטים לא הייתה מפורטת באופן המאפשר בקרה; ובחלק מהפרוייקטים היו עיכובים של שנים, עלותם הייתה גדולה מן המתוכנן ולא כל התכולות פותחו.

יצויין כי משרד הבריאות פעל לתיקון חלק מהליקויים כבר במהלך הביקורת. עם זאת, על המשרד לפעול לתיקון יתר הליקויים, ובכלל זאת על אגף המחשוב לבנות בכל שנה תוכנית עבודה אחודה המשקפת את כל פעילותו – לרבות פרוייקטים משותפים עם משרדים אחרים – בהלימה לתקציבו,  ככלי מרכזי לתכנון וניהול של פעילותו השוטפת,  למעקב אחר ביצועה ולבחינת עמידתו ביעדים שנקבעו; להציג את התוכנית לכלל הגורמים המעורבים בה; לעדכן את המסמך המנחה על פי הוראות דו”ח זה ולפקח על אופן יישומו.

כמו כן על מנכ”ל המשרד ואגף התקציבים במשרד להדק את הבקרות על פעילות אגף המחשוב ועל מידת עמידתו ביעדיו, ולעקוב באופן שוטף אחר מצב הפרוייקטים המרכזיים ומידת השגת מטרותיהם, לרבות איכותם, עמידתם בתכולה, בלוחות הזמנים ובתקציב ושביעות רצון המשתמשים.

תקציר תגובות המבוקרים:

אגף בריאות דיגיטלית ומחשוב דוגל במצוינות ארגונית, אשר קיבלה תוקף בעת זכייתו בפרס איכות ומצוינות מטעם נציבות שירות המדינה. כחלק מיישום מצוינות ארגונית האגף מצוי בתהליכי שיפור לאורך השנים, עד לגיבוש קווים מנחים ברורים ותוכנית סדורה לבניית תוכניות עבודה שנתיות לגביה צפוי להתקיים באופן מתמיד תהליך טיוב ושיפור.

פעילות האגף לאורך השנים נעשית תוך תכנון ובניית תוכנית עבודה סדורה המכילה את כלל המרכיבים המהותיים. בכל אחת מהשנים האמורות נבנתה תוכנית עבודה שנתית, שעל-פיה נוהלה פעילות האגף. בניית תוכנית העבודה נעשית על פי הנחיות הגורמים הרלבנטיים ובהם הנהלת המשרד, אגף התקשוב, מטה ישראל דיגיטלית, והנהלת האגף – ככל שהדבר נוגע לפירוט מעבר להנחיות הגורמים האמורים. תוכניות העבודה הפרוייקטליות באגף מנוהלות במערכת לניהול פרוייקטים (“עופר”). התוכניות במערכת אחודות ומלאות וכוללות את הפעילויות העיקריות המתוכננות בכל פרוייקט,  בהתאם לנהוג בעולם.

הפעילויות כוללות בין היתר גם לוחות זמנים ותקציב. בנוסף, האגף הקים מערכת תקציב ייחודית וראשונה בממשלה אשר נותנת תמונה תקציבית מלאה ביחס לפעילות הפרוייקטלית וכן יצר מודל תמחור הכולל מיפוי כלל עלויות הפעילות, לרבות ניהול, רכש, ארכיטקטורה, תשתיות ועוד.

תהליך תכנון תוכניות העבודה: תוכנית העבודה השנתית נקבעת בשיתוף ובתיאום עם יחידות המשרד, בתהליך סדור, הכולל שלבים של הצגת תמונת סטטוס נוכחי, העברת בקשות להרחבה של פרוייקטי המשך ופרוייקטים חדשים, תיאום ותעדוף.

בקשות חדשות שאינן מהוות המשך לפרוייקט קיים מתועדות,  מתועדפות על ידי היחידה,  ומועברות לתעדוף ייזום על ידי מנכ”ל המשרד. לאחר אישור התוכנית על ידי מנכ”ל המשרד – התוכנית מדווחת למערכת לניהול פרוייקטים (“עופר”) ומבוצע מעקב תכנון מול ביצוע.

מנגנוני עבודה באגף לניהול תוכניות עבודה: אגף המחשוב בנה במהלך השנים מנגנון עבודה סדור ומובנה לניהול תוכנית העבודה של האגף,  במטרה להבטיח את איכות תכונית העבודה, שלמותה ומימושה.  תוכנית זו מתבססת על תכנון שמבוצע על ידי מנהלי הפרוייקטים במערכת “עופר”, מתואם מול גורמי הרוחב באגף מאושר בדרגי הניהול באגף ומבוקר ע”י הנהלת האגף ומנהלי המחלקות בסיוע צוות בקרת פרוייקטים מנוסה ומיומן שהחל להיבנות באגף בשנת (צוות PMO 2016). הנהלת האגף מקיימת בתחילת השנה דיוני תוכניות עבודה עם כלל המחלקות בהן נידונים הנדבכים המהותיים של הפעילות ומאושרת הפעילות. כמו כן,  אישור היבטי הרוחב של תוכנית האגף מבוצע בפגישות מתכללות שבסיומן מתקיים דיון קונפליקטים שמטרתו להציף ולהסדיר חסמי משאבים,  לו”ז ותקציב הנוצרים כתוצאה מהחלטות שנתקבלו במהלך הדיונים.  סיום שלב זה מהווה אישור סופי לת”ע של האגף.

דיוני חתך חצי שנתיים הנעשים באגף מאפשרים בקרה אחר הנדבכים המהותיים של הפעילות ומאפשרים ניהול שינויים סדור לתוכניות העבודה המאושרות.  האגף מדווח לכלל הגורמים במשרד ובממשלה באופן מדוייק במועד הנדרש ובהתאם לפורמט המבוקש לדיווח. בנוסף, מדווח צוות ה- PMO אחת לחודש למינהלי המשרד, סטטוס מרכז של פעילויות משמעותיות ובהובלה משותפת מול המינהל.

בקרה ניהולית על תוכנית העבודה וניהול תקציבי: מערכת “עופר” בה מנוהל המידע הפרוייקטלי, מאשרת הפקת דוחות ניהוליים מרכזיים, המיועדים לבקרה ניהולית על תוכנית העבודה. המערכת מאפשרת הפקת הדו”חות בחתכים שונים, דוגמת מחלקה באגף המחשוב, תחום באגף, או מינהל במשרד. יישום יכולות מורכבות יותר של כלי מעקב ובקרה ברמת פורטפוליו הפרוייקטים מתוכנן לשלבים הבאים.

בפרט – בכוונת האגף לשפר את מנגנוני הדו”חות וה- BI. לצד זאת, מערכת ניהול התקציב החדשה, שפותחה על-ידי אגף המחשוב – מערכת משקפת, המשמשת לניהול ובקרת תקציבי המחשוב, כוללת נדבכים נוספים שאינם פרוייקטליים כדוגמת ניהול תקציב מודל הקיום ומאפשרת החל משנת 2017 קבלת תמונה תקציבית מפורטת ומדוייקת. המשרד מבהיר כי נתונים המנוהלים במערכת “עופר” בראייה פרוייקטלית משוקפים במערכת לניהול תקציב האגף ולהיפך.

בשנת  2016האגף הוציא את ספר הפרוייקטים בו מוצגת כלל תוכנית העבודה הפרוייקטלית. בשנת 2017 האגף הוציא מסמך מסכם של כלל הפעילויות המהותיות ברמת התחומים. לשנת 2018 האגף החל בתהליך ריכוז תוכניות העבודה המאושרות לכדי מסמך אחד.

= = = = = = = = = = = = = = = =

ביום שלישי, 22.5.2018, תקיים וועדת המדע והטכנולוגיה של הכנסת דיון בנושא “התוכנית הלאומית לבריאות דיגיטלית” בהשתתפות סגן הבריאות ח”כ יעקב ליצמן.

יצויין כי ביום שלישי 10.1.2017 נערך דיון בוועדת המדע בכנסת בנושא ‘בריאות דיגיטלית’. הדיון נערך בנוכחות שר הבריאות [כתוארו אז] לרגל ציון יום המודעות לבריאות ובהשתתפות שירה לב-עמי מנהלת רפואה דיגיטלית ומחשוב במשרד הבריאות.

מבזקים