רשות התקשוב הממשלתי פירסמה מסמך קווים מנחים בדבר השיקולים לבחירה בתפעול פעילות תקשובית במשרד באמצעות מיקור-חוץ

רשות התקשוב הממשלתי פירסמה את “שיקולים לבחירה במיקור-חוץ“: מסמך קווים מנחים בדבר השיקולים לבחירה בתפעול פעילות תקשובית במשרד באמצעות מיקור-חוץ. השיקולים להחלטה מתחלקים לשלוש קבוצות ול- 19 קריטריונים.

מיקור-חוץ מוגדר במסמך כ”התקשרות חוזית, מבוססת תפוקות, בין המשרד לספק חיצוני, לרכש שירותי ניהול וביצוע, חלקיים או מלאים, של פעילויות מחשוב של המשרד. התקשרות זו מבוצעת באחריות כוללת של הספק ובכפוף להסכם רמת שירות, והיקף התמורה בגין אספקת השירותים תלוי בהיקף השירותים וברמת השירות המסופקת ע”י הספק בפועל”.

לאחר קבלת ההחלטה על בחינת האפשרות למיקור-חוץ, נאמר במסמך, יש לקבוע את  המטרות והיעדים שהמשרד מעוניין להשיג ממהלך מיקור החוץ, שמולן ינותחו החלופות השונות.

הערכה של החיסכון הפוטנציאלי צריכה להתבסס על ניתוח Bottom Up של העלויות הקיימות למול מרכיבי החיסכון הפוטנציאליים של הספק.

ככל שיורחבו התחומים שיוצאו למיקור-חוץ כך תגדל התועלת המצרפית שתתקבל. יחד עם זאת, על כל מרכיב פוטנציאלי להוצאה להצדיק את עצמו.

תועלות אפשריות, שניתן להשיג ממיקור-חוץ:

• מיקוד בעסקי הליבה
• קיצור זמני התגובה ליישום טכנולוגיות מתקדמות
• הקלה על שילוב מתודולוגיות מובילות וסטנדרטים מחייבים
• מנוף להאצת/אפשור שינויים ארגוניים
• התמודדות יעילה עם ביצוע פרוייקטים אסטרטגיים
• שיפור השירות
• גמישות תפעולית על פי צרכים ועומסים משתנים ואפשרות להעסקת כ”א מיומן בחלקי משרה
• התמודדות עם ניהול מערכי כ”א גדולים
• הפחתת עלויות
• שיפור יכולת השליטה בקבלת מוצר/שירות בעלות, איכות ובזמן הנדרשים
• נגישות לידע ולניסיון של עובדי ולקוחות הספק.

חסרונות אפשריים ביציאה למיקור-חוץ:

• איום על רצף השירות בתקופת המעבר
• אובדן ידע מקצועי/טכנולוגי
• חיכוכים ומחלוקות עם הספק
• התנגדויות ארגוניות ופגיעה ביחסי העבודה
• הגברת התלות בגורם חיצוני.

בסיכום המסמך נאמר כי “בחירה נכונה של הפעולות שיבוצעו במיקור-חוץ, מציאת ספק טוב, מנהלים וצוות מנוסים (ו/או יועצים שיסייעו), חוזה ברור, יחסי אמון עם הספק ושמירת גרעין של מומחי IT בתוך צוות המשרד – יביאו להפחתת העלויות הסמויות של מיקור-חוץ ב- IT”.

במקביל פירסמה רשות התקשוב הממשלתי את “מיקור-חוץ – הנחיית אב“: מסמך על המאגד מספר הנחיות העוסקות בנושא מיקור-חוץ: שיקולים לבחירה בתפעול חוץ, היערכות למיקור-חוץ ותפעול מיקור-חוץ.

“מיקור החוץ טומן בחובו, מצד אחד, פוטנציאל להפחתת עלויות תפעול ו/או פיתוח ולהמרת הוצאה מכסימלית קבועה בהוצאה משתנה בהתאם לצורך, מתן מענה לצורך בגמישות תפעולית, המאופיינת בהיקף משתנה של צריכת משאבים בתקופות זמן שונות והנובעת מהיקף פעילות משתנה וממחסור במשאבי כוח אדם זמינים, מתן מענה למחסור בידע לצורך כניסה לטכנולוגיה ומתודולוגיות חדשות ולא מוכרות ולשיפור איכות השירות באמצעות שימוש במתודולוגיות מוכחות, שיטות עבודה שגובשו על ידי נותן השירות והסתמכות על מומחים מהשורה הראשונה. מצד שני, הסתמכות על מיקור חוץ עלולה להביא לתלות בגורם חיצוני, לעלויות גבוהות מהצפוי, להתנגדות עובדים, לזליגת מידע וידע מחוץ לארגון ועוד.

מיקור חוץ מקפל בתוכו סיכויים וסיכונים רבים. הצלחתו מותנית באיזון הנכון בין מגוון שיקולים עסקיים, ארגוניים, אנושיים וטכנולוגיים, תוך הבאה בחשבון של מצבים דינמיים, כגון: שינויים טכנולוגיים, שינויים כלכליים, שינויים ארגוניים המחייבים ביטול פעילויות שאינן קריטיות לארגון וכו’.

“מודגש כי הבחירה של הארגון בפיתוח של מערכת בשיטת מיקור-חוץ איננה פותרת את היחידה מאחריות ניהולית ומקצועית ומחייבת את מעורבותה האקטיבית בפרויקט ו/או בתפעול המערכת” [ההדגשה – במקור].