רשות התקשוב הממשלתי: מסמך היערכות לפעילות תקשובית במיקור-חוץ

רשות התקשוב הממשלתי במשרד ראש הממשלה פירסמה את מסמך היערכות לפעילות תקשובית במיקור-חוץ. “הנחיה זו מתווה קוים מנחים ועל כן תוכנה בגדר המלצה עבור קהל היעד”.

■ מחבר המסמך עדי שנאן מצביע על כך שמטרות המסמך הן:

1. להנחות את קהל היעד באופן התכנון וההיערכות לפעילות בשיטת מיקור-חוץ, ולספק לקהל היעד כלים להיערכות נכונה בכל אחד משלבי הפעילות, כמו גם בשלבי התפעול והתחזוקה של המערכת ו/או התשתית.
2. להוות מסגרת אשר מתכללת את כלל ההנחיות לכלל הגורמים הרלבנטיים בהיערכות ובניהול של פרוייקט בשיטת מיקור-חוץ, ובכלל זה הגורמים המקצועיים בראשותו של המנמ”ר, כולל דגשים ומשימות לביצוע מול הגורמים הניהוליים והמתקצבים והגורמים המשפטיים המלווים את ההתקשרות עם ספק מיקור-החוץ.

■ מיקור-חוץ מוגדר במסמך כ’התקשרות חוזית, מבוססת תפוקות, בין המשרד לספק חיצוני, לרכש שירותי ניהול וביצוע, חלקיים או מלאים, של פעילויות מחשוב של המשרד. התקשרות זו מבוצעת באחריות כוללת של הספק ובכפוף להסכם רמת שירות, והיקף התמורה בגין אספקת השירותים תלוי בהיקף השירותים וברמת השירות המסופקת ע”י הספק בפועל’.

■ “תהליך בחירת הספק וההתקשרות איתו הינו תהליך מורכב. חיוני להגדיר את יעדיו (קריטריונים להחלטה) ולקבוע לו שלבים, תוצרים ולוחות זמנים ברורים”.

■ “ההחלטה לגבי הגורם המתפעל והמתחזק של המערכת מהווה מרכיב חשוב בהיערכות היחידה לפרוייקט מיקור-חוץ. היקף וסוג המשאבים, הנדרשים מצד היחידה, משתנים בהתאם לרמת הכשירות הנדרשת מהיחידה לשמירת רצף השירות של המערכת, ורמת כשירות זו נגזרת מההחלטה לגבי הגורם המתפעל והמתחזק של המערכת ולגבי אופק ההתקשרות עם הספק שנבחר לפיתוח המערכת”.

■ מסגרת ההתקשרות עם ספק מיקור-החוץ יכולה להתבסס על אחת מהחלופות הבאות:

תפעול ותחזוקה עצמאית –  ההתקשרות עם ספק מיקור-החוץ היא רק לתכולת הפיתוח וההקמה. התפעול והתחזוקה של המערכת יהיו באחריות היחידה (יחידת המחשוב של המשרד).

■ “היערכות ארגונית לתקופת הפרוייקט, כמפורט בהמשך ההנחיה, מהווה תנאי הכרחי לאישור הפרוייקט ולהתקשרות עם הספק”.

■ קווים מנחים ודגשים בהסכם מיקור-חוץ: התקשרות בשיטת מיקור-חוץ בכלל, וכזאת שנעשית לתקופה ארוכה בפרט (שכוללת גם שירותי תפעול ותחזוקה), דורשת תכנון קפדני והכללה של סעיפים ייעודיים אשר יאפשרו לארגון לממש את העקרונות הבאים: (א) איזון בין התמורה לבין התפוקות המתקבלות במשך כל תקופת ההתקשרות. (ב) גמישות בביצוע שינויים בהיקף התפוקות והשירותים תוך מינימום חיכוכים עם הספק. (ג) צמצום הסיכון לפגיעה ברצף השירות בתום ההתקשרות ובמעבר לספק אחר (או ליחידה).