משרד החינוך: מכרז לאיפיון, עיצוב ופיתוח מערכת חדשה לניהול עובדי הוראה ונתוני העסקתם

הגוף המפרסם: משרד החינוך/מינהל תקשוב, טכנולוגיה ומערכות מידע

נושא המכרז: מכרז לאיפיון, עיצוב ופיתוח מערכת חדשה לניהול עובדי הוראה ונתוני העסקתם וכן נתוני עובדים נוספים הבאים בשערי מוסדות החינוך על מנת לעסוק בפעילות חינוכית.

מס’ המכרז: 91/9.16

תאריך פרסום: 29 בספטמבר 2016

מועד אחרון: 29 בדצמבר 2016

הערות: משרד החינוך מבקש להקים מערכת חדשה לניהול עובדי הוראה ונתוני העסקתם וכן נתוני עובדים נוספים הבאים בשערי מוסדות החינוך על מנת לעסוק בפעילות חינוכית. מכרז זה מבקש הצעות מספקים לאפיון, לעיצוב ולפיתוח מערכת כזו.

המערכת החדשה מיועדת להחליף כמה מהמערכות הקיימות במשרד והיא תקיים קשרים וממשקים עם מערכות משיקות שמפעיל המשרד בתחומים אלה ודומים להם.

בין המשתמשים העיקריים במערכת: מנהלי מוסדות חינוך, מפקחים, פקידי כוח אדם בהוראה במחוזות ובמטה, מטה תחום בכיר תיאום משכורות עובדי הוראה, מוקדי שירות של המשרד לעובדי הוראה, חשבי שכר במחוזות ובמטה, מינהל כלכלה ותקציבים, אגף ארגון מוסדות חינוך, הלשכה המשפטית, בעלויות חינוך, עובדי הוראה.

יעדי השירות: שיפור ביכולות המשרד לנהל את עובדי ההוראה ואת המידע עליהם, ובפרט המידע אודות נתוני העסקתם, ולעשות בו שימוש לצרכיו השונים; שיפור השירות לעובד הוראה, קיצור זמני השירות, הנגשת המידע והגדלת השקיפות ומתן שירות ללא צורך בהגעה פיזית למתקני המשרד; שיפור השירות למנהל המוסד, קיצור זמני השירות, שקיפות לכלל המשתמשים, קיום אפשרות לדיווח למשרד ולאינטראקציה עם הגורמים המטפלים דרך המערכות.

מטרות השירות: הקמת מערכת אחודה וגמישה לניהול נתונים ותהליכים משפיעי שכר ותנאי העסקה בראייה תהליכית; תמיכה טובה ומקיפה בנהלי העבודה ובתהליכי העבודה של יחידות המשרד המטפלות בעובדי הוראה; איפיון מחדש של תהליכי דיווח, בדיקת ואישור הנתונים של נתוני העסקת עובדי הוראה, שילוב גורמים נוספים בתהליכים לפי הצורך ושילוב בקרות בשלבי התהליך השונים; ניהול מידע שנחוץ למשרד ואינו מנוהל עדיין במערכות כיום, ובכלל זה אוכלוסיות עובדי הוראה נוספות, מידע על ביצוע שעות מקצוע בפועל ועוד; ניהול בסיס נתונים אחוד ועקבי על כלל השדות הנדרשים לניהול המידע, שיאפשר גם גמישות להוספות ושינויים עתידיים.

אתגרים שהמערכת אמורה לפתור: חלק מהמערכות המשמשות היום לניהול נתוני עובדי הוראה הן מיושנות טכנולוגית, ופועלות בסביבות טכנולוגיות ישנות. יתרה מזאת, חלק מהמערכות מיושנות תפישתית וכבר לא ניתן להתאימן לתהליכי העבודה המעודכנים של המשרד; פעולות המבוצעות במערכת אחת ומשפיעות על מערכת אחרת, אינן מנוהלות בראייה תהליכית; חוסר סינכרון במועדי ובתדירות ביצוע הפעולות הנדרשות (המערכות מקבלות שירותים ממערכות בסביבת ה- MF בתדירות משתנה ולא אחידה) ופערים בין נתונים שלא מתעדכנים באותו הזמן; ריבוי המערכות, הטכנולוגיות והסביבות יוצר קשיים ועיכובים בביצוע שינויים דחופים ותכופים כתוצאה משינוי בהסכמי השכר; צורך בניהול מבוקר לנתונים המשפיעים על השכר.

אתגרים שהמערכת יוצרת/עשויה ליצור: המערכת החדשה אמורה לקיים קשרים הדוקים עם מערכות אחרות בארגון. דרישה זו תוביל ככל הנראה לריבוי תלויות, ממשקים ושירותים. המשרד מבקש שהמערכת תאופיין ותפותח ע”י הספק שיזכה במכרז זה, אבל הטמעתה של המערכת, ובהמשך גם תחזוקתה יהיו באחריות יחידת מערכות המידע של המשרד (היא מינהל תקשוב, טכנולוגיות ומערכות מידע).

תועלות, ישימות ועלות/תועלת: המערכת החדשה תביא איתה תועלות ברורות למשרד, ובהן תמיכה טובה יותר בתהליכי העבודה; שיפור השירות ומימוש יעדי המשרד; מערכת אחת, ממשק משתמש אחיד ובסיס נתונים אחיד; שיפור הבקרה על שעות התקן מול תשלום השכר, ובכלל על נתונים משפיעי שכר; גמישות רבה יותר לשינויים; הגברת השקיפות והפחתת עלויות התחזוקה של המערכות הרבות.

פיתוח מערכת חדשה לניהול עובדי הוראה היא חלק מתוכנית העבודה של משרד החינוך לשנות העבודה 2017-2018.

בין תנאי הסף: על המציע להיות בעל ותק של 5 שנים לפחות באיפיון ופיתוח מערכות משאבי אנוש בישראל.

ניסיונו של המציע בטווח השנים 2013-2015 מקיים לפחות אחד משני התנאים הבאים: המציע ביצע לפחות פרוייקט אחד בהיקף של לפחות 4 מיליון ₪ לאפיון ולפיתוח מערכת לניהול משאבי אנוש, אשר נועדה לנהל (בין השאר) נתונים אישיים ונתוני העסקה של לפחות 10,000 עובדים ובהם לפחות 1,000 עובדי הוראה; המציע ביצע לפחות 3 פרוייקטים ל- 3 לקוחות שונים, ובהיקף מצטבר של לפחות 4 מיליון ₪ (ב- 3 הפרוייקטים ביחד), לאפיון ולפיתוח מערכת ניהול משאבי אנוש, אשר נועדה לנהל (בין השאר) נתונים אישיים ונתוני העסקה של לפחות 1,000 עובדים ובהם לפחות 200 עובדי הוראה.