הנחיית רשות התקשוב הממשלתי בנושא “התקשרות עם ספק לפי חבילות עבודה”

רשות התקשוב הממשלתי פירסמה לאחרונה את הנחיית ראש הרשות בנושא “התקשרות עם ספק לפי חבילות עבודה”.

אייל קבריטי מחטיבת משילות בקרה ושקיפות ברשות התקשוב כותב בין היתר כי “סוגי ההתקשרות העיקריים שבשימוש כיום בממשלה, הינם, התקשרות לפי תשומות (תשלום לפי שעת עבודה) והתקשרות לפי תכולה מוגדרת [תשלום קבוע (FIX) על בסיס תכולת עבודה (SOW) מוגדרת היטב]. לכל אחת משיטות אלה יתרונות וחסרונות.

“הנחייה זו מציעה שיטת ביניים נוספת, המשמשת במספר משרדים – התקשרות עם ספק לפי חבילות עבודה – אשר אינה מחליפה את שתי השיטות האחרות, אלא מציעה אפשרות נוספת שבמצבים מסוימים מנטרלת חלק גדול מהחסרונות שלהן ומביאה יתרונות.

“תפיסת השימוש בסוגי ההתקשרות השונים היא היברידית, היינו, שילוב בין השיטות לפי הצורך ולפי מאפייני הפעילות של כל משרד, כך שחלק מהפעילות תבוצע לפי תשומות, חלק לפי חבילות עבודה וחלק לפי תכולה מוגדרת מראש.

“העקרונות המרכזיים של התקשרות לפי חבילות עבודה הם:

א. הגדרה מראש של סוגי חבילות עבודה קצרות טווח והעלויות שלהם, כולל התייחסות לגודל חבילת העבודה (קטנה, בינונית, גדולה) והתוצרים שיתקבלו בסיום העבודה, שניתנים לבדיקה כיחידה עצמאית.

ב. רכישת חבילות עבודה לפי הצורך כאשר התשלום עבור תכולת עבודה ספציפית הוא לפי העלויות של סוגי החבילות הכלולות בה.

ג. ההתקשרות אינה מגדירה אילו תפקידים נדרשים אלא את התפוקות הרצויות, כאשר הספק יכול להשתמש בכוח אדם מכל סוגי התפקידים על פי הצורך בכדי לממשן.

“שימוש בשיטה זו מאפשר גמישות ביצועית, יכולת להתגבר על Peakים בעבודה ולצמצם ככל שניתן זמני בטלה בשל האפשרות להביא כ”א לפי צרכים במקום כ”א שנמצא באופן קבוע.

“כמו כן, בגלל הדינמיות של העולם העסקי ושל IT קיים קושי להגדיר תכולה מראש ובשיטה זו לא נדרש להגדיר מראש מה התכולה ואף לא להזמינה מראש.

“בצד יתרונות השיטה, משרדים אשר התנסו בשימוש בה העלו מספר סוגיות הדורשות תשומת לב מיוחדת, שהעיקריות הן:

א. הגדרת חבילת העבודה באופן ברור, תוך פירוט של מירב המידע, בכדי לסייע לספקים לתמחר את חבילת העבודה באופן ראלי בשלב הבקשה להצעות מחיר.

ב. הסכמה מלאה בין המשרד והספק על ההבדל בין פיתוח ותחזוקה.

ג. שימור ידע של כלל הפעילות המתבצעת ע”י הספק.

ד. בניית מנגנון לפתרון חילוקי דעות.

ה. הגדרת “כללי משחק” ברורים ומחייבים וגיבושם לכדי נוהלי עבודה לאיך מפתחים? איך מיישמים? איך בודקים? איך מתעדים? איך מפקחים מלמעלה? וכו’.”

הערה: בקישור כאן ניתן לקרוא את נוסח הנחיית ההתקשרות וכן לראות כלי עזר בנושא.