בקשה לפטור ממכרז: משרד ראש הממשלה/מיקרוסופט [בתכנון והקמת מערכת לניהול תיקי ותהליכי גיור]

הגוף המפרסם: משרד ראש הממשלה/אגף מימשל וחברה

שם הספק: מיקרוסופט ישראל

מהות ההתקשרות: התקשרות עם מיקרוסופט כספק יחיד לשירותי מומחים מקבוצת MCS, לסיוע לצוות המשרד בתכנון והקמת מערכת לניהול תיקי ותהליכי גיור על בסיס תשתיות Dynamics 365 מתוצרת החברה בתצורת אבטחת מידע היברידית ייחודית (חלקים מתארחים במחשוב ענן וחלקים בשרתי המשרד)

היקף ההתקשרות המבוקש: 1 מיליון ₪ + מע”מ = 1,170,000 ₪ כולל מע”מ

התחלת ההתקשרות: 29 בנובמבר 2017; סיום ההתקשרות: 30 ביוני 2018 (עם עליית המערכת לאוויר)

החלטה: טרום החלטת הועדה; פרסום כוונה להתקשרות עם ספק יחיד

הערות: רון ערמון ראש תחום בכיר יישומים באגף בכיר מערכות מידע במשרד ראש הממשלה כותב בבקשה לפטור ממכרז כי מערך הגיור במשרד ראש הממשלה הוקם בהחלטת ממשלה בתאריך 14/2/2008, והוא הגוף הממונה על מכלול התהליכים הקשורים לטיפול בתחום הגיור הממלכתי במדינת ישראל. המערך אחראי על בתי הדין המיוחדים לגיור, הליכי הכשרת המתגיירים לקראת הגיור, ליווי ותמיכה במתגיירים בתהליך וביצוע הליכי גיור בפועל עד להנפקת תעודת המרה לאישור הגיור.

מערך הגיור מטפל מדי שנה בלמעלה מחמשת אלפים הליכי גיור אישיים ומשפחתיים מסוגים שונים ובאוכלוסיות שונות (ישראלים, זרים, קטינים באימוץ, מתגיירים לנישואין) באמצעות 4 מחוזות ועשרות מרכזי קליטה בפריסה ארצית רחבה.

■ בדצמבר 2016 הותנע פרוייקט להחלפת מערכת המידע הקיימת (ישנה, לא מתאימה וקורסת) שמשמשת את אגף הגיור, כדי לתת מענה ממוחשב מהימן ומבוקר לתהליך הגיור הממלכתי בישראל. במסגרת זו גוייס גם כוח אדם מקצועי לניהול הפרוייקט ולפיתוח המערכת. הפרוייקט מיועד להשיג קיצור של זמני הטיפול בבקשות גיור, להעניק שירות איכותי לציבור המתגיירים ולאפשר לעובדי אגף הגיור ניהול יעיל ומבוקר של תהליכי העבודה שלהם.

בשנה שחלפה השלים אגף הגיור, בהובלת מנהלת הפרוייקט ומנתחת הצרכים אוסנת גורדון, תהליך ארוך ועמוק של איחוד והגדרה מחדש של תורת העבודה שלו מבחינת תהליכי הגיור וכללי הגיור. התוצר של תהליך זה הוא מסמך איפיון צרכים ותהליכים מקיף, שמקובל על כל עובדי האגף והנהלתו וישמש בסיס למערכת המחשוב החדשה.

■ תכולת המערכת המתוכננת (לא כל חלקי המערכת ימומשו בשלב א’)

+ קליטה אוטומטית של בקשות גיור מקוונות

+ ניהול תהליך גיור ברמת המתגייר, לפי 5 טיפוסי גיור שונים: אזרח ישראלי, נתין זר, קטין (פונדקאות, אימוץ, מתחת לגיל 18), מתגייר המיועד לנישואין ומתגייר המיועד לקיצור לימודים.

+ ניהול אנשים וקשרי משפחה במערכת (מתגיירים וקרוביהם)

+ ניהול תיקי הגיור ותוכנם, לרבות: ניהול המידע על התיק, ניהול מסמכים בתיק, ניהול תיקים מאגדים לקיבוץ תהליכי גיור של משפחות (וכן קשרים בין תיקים מאגדים), פיצול ואיחוד תיקים מאגדים ומנגנונים למעבר אנשים בין תיקים ולהעתקת תוכן בין תיקים, תמיכה בסגירה חלקית, רק של תהליכי גיור בדידים, מתוך תיק גיור משפחתי, הקפאה והחייאה של תיקי גיור אישיים ומאגדים.

+ ניהול קשר עם המתגיירים והנגשה שקופה של הטיפול בהליך הגיור

+ ניהול בתי הדין לגיור והפרוטוקולים של בתי הדין בתהליך מקוון ללא נייר (ככל הניתן) כולל שיבוץ תיקים לדיון והתנהלות בית הדין עצמה.

+ ניהול הגיור בפועל (מעשה הגיור – מילה, טבילה וכיו”ב), בתהליך מקוון ללא נייר (ככל שניתן) כולל הפניה, שיבוץ, ביצוע ואישור.

+ ניהול עבודת ועדות החריגים, בתהליך מקוון ללא נייר (ככל שניתן)

+ מערכת לניהול תיקי נישואין הקשורים לגיור ולמתגיירים

+ תמיכה בתיעוד גיורים חיצוניים למערכת והליכי ההכרה בהם

+ הסבת נתונים ממערכות קודמות

+ תמיכה בהקמת ארכיון מסמכים היסטוריים

+ ניהול מערך ההכשרה לגיור (מוסדות לימוד ומשפחות מלוות)

■ המערכת נדרשת לתמוך בעבודת מטה אגף הגיור והעובדים במחוזות, תוך מידור נתונים מורכב, וכן לאפשר ממשקי מידע (ייצוא וייבוא) מול גורמים ציבוריים ולספק לקברניטים מידע-תומך-החלטות ודו”חות גמישים בזמן-אמת.

■ המערכת מיועדת לאפשר העברת מידע מ/אל גורמים מחוץ למשרד (מוסדות לימוד ואף המתגייר עצמו) ובה-בעת לשמור בקפדנות על חיסיון פרטי המתגיירים ולכן היא חייבת להיבנות בתצורה היברידית, שבה חלק מהנתונים ינוהלו בפתרון מבוסס-ענן (שיכלול גם הוא מנגנוני אבטחה והצפנה) וחלק אחר – לרבות פרטים אישיים מזהים – ינוהלו בנפרד בסביבה סגורה ובלתי-נגישה מן החוץ – הכל באופן שיאושר על ידי הגורמים הממונים על אבטחת המידע והגנת הפרטיות.

■ מעבר לאמור לעיל, אחד המאפיינים המרכזי של מערכת המידע החדשה חייב להיות גמישות גבוהה מאד לשינויים בתהליך ולפיתוחי המשך ויכולת התאמה גבוהה גם ללא מעורבות של מפתחי תוכנה.

■ הסיבות לצורך במערכת “צומחת”, שתאפשר תהליכי שינוי ועיצוב מתמידים: (א) הליכי הגיור נתונים לשינויים פוטנציאליים כתוצאה משינויי חקיקה, מדיניות, רגולציה, מינהל וצרכים לאומיים, שמחייבים התאמה מהירה של הגדרות במערכת ואפילו של תהליכי הליבה שלה. (ב) אגף הגיור ותפקידיו מתגבשים ומשתנים לעיתים תכופות, מסיבות ארגוניות, דתיות או פוליטיות. האגף עשוי להידרש לטיפול במשימות לאומיות חדשות (כמו הליכי גיור לבני הפלשמורה בעבר) וכן לקבל לידיו (או לאבד) תחומי אחריות, כמו הטיפול בגיור הצבאי וכולי. (ג) לאחר התנהלות ארוכה של האגף במערכת מידע מגבילה, שלא אפשרה ניהול של ממש, יש לעובדים ולקברניטים באגף קושי להגדיר ולאפיין כראוי את הצרכים והדרישות (בעיקר מכיוון שאינם מודעים לחלק מהאפשרויות). לכן, כדי להפיק את המירב מן המערכת, היא צריכה להיות מודולרית ולאפשר שינויים והרחבות בעתיד.

■ בחירת חלופה טכנולוגית: אגף הגיור בחן, ביחד עם אגף מערכות מידע במשרד ראש הממשלה, חלופות שונות להקמת מערכת שתספק מענה מלא לצרכים שלעיל, כולל בחינת רכש תוכנת מדף, איתור מערכת ממשלתית מתאימה שתשמש כבסיס לפיתוח וחלופות של פיתוח מן-היסוד ושל מינוף פלטפורמה מוכנה, בין בכוחות עצמיים ובין בביצוע ספק חיצוני. רכש תוכנת מדף נמצא לא מעשי, מכיוון שאין בנמצא מערכת התואמת את הצרכים כמות-שהיא. נבחנה התבססות על מערכת קיימת של בתי הדין הרבניים, שנמצאה לבסוף לא מתאימה (שונה מדי מהנדרש, הן בעקרונותיה והן בתשתיות הטכנולוגיות שלה).

■ לאחר הצגת החלופות להנהלה ושיקול הסיכונים, העלויות ולוחות הזמנים בכל אחת מהן, ההמלצה החד-משמעית של רון ערמון, שהתקבלה גם על דעת הנהלת הרשות, היא בחירה בחלופת הפלטפורמה: לדברי ערמון, “הדרך היחידה להקמת המערכת החדשה בהצלחה וברמת סיכון נמוכה תהיה בפרוייקט מזורז, מודולרי ואיטראטיבי (בסבבים קצרים עם תוצרי ביניים) של פיתוח והתאמה (קסטומיזציה) על בסיס פלטפורמה מובנית. כל ניסיון להקים/להזמין את המערכת בפרוייקט פיתוח מסורתי נדון לכישלון במבחן הלקוח (בגלל חוסר גמישות) ויאריך את הפרוייקט פי שניים לפחות.

■ לאחר בדיקה נבחרה פלטפורמת Dynamics 365 של מיקרוסופט, שכבר מותקנת במשרד ראש הממשלה ומתאימה למימוש מהיר של פתרונות שירות-לקוחות וניהול תיקים. תשתית זו שימשה ומשמשת לפיתוח מערכות ארגוניות רבות במשרד (בין השאר מוקד התמיכה, פניות הציבור ולשכת העיתונות). הפלטפורמה הנ”ל מתאימה למימוש כמעט מלא של צורכי המערכת כפי שפורטו לעיל, כולל הצורך בתצורת אבטחה היברידית במינימום של כתיבת קוד (כ- 20% בלבד!).

■ בנוסף, טכנולוגיית Dynamics מכוסה חלקית ברישוי התוכנה של המשרד (בתוספות ושדרוגים קלים) הן לענן, הן לשרתים והן למשתמשים, והיא גם מוכרת היטב לצוותי התשתיות והפיתוח של המשרד ונתמכת בהסכם תמיכת מומחים (Premier Support) – יתרונות חשובים למזעור הסיכון הטכנולוגי.

■ גם עם היתרונות האמורים, נותרים עדיין אתגרים וסיכונים טכנולוגיים לא מבוטלים בהקמת פתרון חדשני ואינטגרטיבי כמו זה שנדרש לאגף הגיור בכוחות עצמיים בלבד. להקטנת הסיכונים לכשלים בתכנון המערכת נדרשת מעורבות גבוהה ככל האפשר של מומחים מטעם יצרן הפלטפורמה, חברת מיקרוסופט.

■ המשרד ביקש וקיבל מחברת מיקרוסופט הצעה מלאה, מפורטת לרמת תכולות משאבים ושעות אדם, על סך 2.3 מיליון ₪ לביצוע פרוייקט מלא ומקיף שכולו באחריות החברה, שיכלול תכנון והקמת המערכת כולה, על בסיס Dynamics 365 וכן העברת הידע לידי צוות המשרד, באופן שיוכל להמשיך בפיתוח המערכת בעתיד. עם זאת, לאחר בחינת האפשרויות התקציביות למימוש הפרוייקט, האגף בוחר להיערך במתכונת מצומצמת ועצמאית יותר, תוך שימוש במשאבי המומחים של מיקרוסופט רק לסיוע וייעוץ מומחים לצוות המשרד בנקודות סיכון אפשריות, בתמהיל שיסוכם במדויק ובהיקף שלא יעלה על 1 מיליון ₪.

■ השירותים המתוכננים לייעוץ מומחים במהלך הפיתוח:

• תכנון ארכיטקטורה כוללת של המערכת והגדרת אופן המימוש של כל חלקיה
• תיכון מפורט של המודולים במערכת / מודולים נבחרים ומורכבים, לבחירת המשרד
• גיבוש פתרונות אבטחת מידע לתצורת עבודה היברידית שתעמוד בדרישות הגורמים המאשרים
• ייעוץ תשתיות לפרוייקט
• ליווי צוות הפיתוח המשרדי על ידי ראש-צוות/מומחה פיתוח מנוסה
• סקירה של תוצרי הפיתוח של המשרד (Code Review)
• בדיקת ביצועים
• העברת ידע ומומחיות והכשרות של צוות הפרוייקט מהמשרד

■ ההתקשרות הנדרשת: האגף מבקש להתקשר עם חברת מיקרוסופט למתן שירותי מומחים מיוחדים לפרוייקט הקמת מערכת המידע לניהול תהליכי גיור ותיקי גיור, בהיקף של קרוב ל- 2,000 שעות מומחה, מדיסציפלינות שונות (לפי תכולת עבודה מפורטת- SOW), כולל תכנון ארכיטקטורת הפתרון על פי Best Practices, איפיון ותיכון מפורט, ייעוץ תשתיות, ליווי צוות המשרד בפיתוח ושילוב הפתרונות, גיבוש עקרונות לפתרון אבטחה היברידי, ביצוע Code Review ובדיקות ביצועים והעברת ידע לצוותי הפיתוח והתחזוקה של האגף והמשרד, להתנהלות עצמאית בעתיד. זאת, בפטור ממכרז בהתאם לתקנה 3(29) לתקנות חובת המכרזים, התשנ”ג-1993.

■ המענה הכולל הנדרש להקמת מערכת מידע אינטגרטיבית היברידית מבוססת Dynamics 365, המשלבת מערכת סגורה ביחד עם פתרון-ענן ופורטל נגיש לשירות האזרח, תוך מזעור הסיכונים הטכנולוגיים והשארת הכלים בידי המשרד להמשך התנהלות עצמאית – יכול להתבצע אך ורק על-ידי מומחי מיקרוסופט (היצרנית) וזאת מן הנימוקים הבאים:

רק קבוצת MCS של מיקרוסופט ישראל בע”מ מסוגלת לתת את השירותים ברמה הנדרשת, מבחינת רמת הידע, המומחיות, האחריות ומהירות התגובה.

הטכנולוגיות החדשניות המשולבות במערכת עשויות להצריך מעורבות של מומחי מיקרוסופט נוספים מרחבי העולם, בעלי ניסיון בפרוייקטים בהיקף כזה ואולי אפילו גישה ישירה לקבוצות הפיתוח של המוצרים, במקרים בהם יש צורך בהתאמות המוצר עצמו לצרכים.

הפתרון שמציעה מיקרוסופט כולל תכנון, יעוץ והעברת ידע של מומחי מיקרוסופט על הטכנולוגיה הקניינית שפיתחה וכן סיוע בהקמת הפתרונות ושילובם לפי Best Practice של החברה (כיצרנית) ותכנון הארכיטקטורה המיטבית לשימוש בטכנולוגיות החברה.

מיקרוסופט תבצע בתום ההקמה (לפני העלייה לאוויר) גם סקירות ובדיקות ביצועים של מהנדסי החברה במסגרת שירות תמיכת Premier Support (שירות ייחודי שאושר לו מעמד ספק יחיד). כלי הסקירה הייעודיים שעומדים לרשות מהנדסי החברה לבדיקת מוצריה אינם קיימים ברשות שום גורם אחר ואינם מוצעים למכירה. בנוסף, גם לאחר העלייה לאוויר תמשיך מיקרוסופט ללוות את הפיילוט בתמיכת Premier Support ייעודית, אם וכאשר תאושר.

משרד ראש הממשלה, האחראי טכנולוגית לפרוייקט, בחר בפלטפורמת Azure לפתרונות ענן שהקים עוד בשנת 2014 ורכש רישוי מקיף עבורה. הקמת המערכת בחלקה המבוסס-ענן מתבצעת על סביבה זו, שכבר נעשתה עבודה רבה להתאימה לדרישות אבטחת המידע הייחודיות למשרד. בנוסף, הקים המשרד בהצלחה שורה של פתרונות בטכנולוגיות Dynamics של מיקרוסופט, שמשולבים ברשתות המשרד, לאחר שנבחנו והוסדרו בין מומחי מיקרוסופט לגורמי אבטחת המידע במשרד.

הקישוריות הטבעית בין יישומי Office למוצרים המרכיבים את המערכת מבטיחה עבודה יעילה והטמעה קלה יחסית בקרב עובדי אגף הגיור

השותפות עם מיקרוסופט תאפשר, ברמת ודאות גבוהה, הקמה מוצלחת של המערכת בכללותה, הודות לערובות היצרן לכלים שלו ולאופן השימוש בהם. שותפות כזו תצמצם מאד את הסיכון לתקלות אינטגרציה “שיפלו בין הכיסאות”.

כל הפרוייקטים המשמעותיים המוכרים לרון ערמון בישראל המבוססים על פלטפורמת Dynamics 365 (בצה”ל, במשרד הפנים ובמערכת הבנקאית) מתבצעים כולם במעורבות משמעותית של מיקרוסופט.